Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) o ochronie sygnalisty wymaga ona wprowadzenia rozwiązań, które będą zabezpieczały osoby zgłaszające naruszenia prawa na odpowiednim poziomie.

Kto i do kiedy powinien wprowadzić rozwiązania dla sygnalistów?

Przepisy dotyczące ochrony sygnalistów weszły w życie 17 grudnia 2021 r. Obowiązek wprowadzenia tych przepisów do wskazanego dnia dotyczył podmiotów publicznych oraz podmiotów prywatnych, które zatrudniają co najmniej 250 pracowników. Mniejsze podmioty prywatne mają czas do 17 grudnia 2023 r. Niektóre firmy dobrowolnie wprowadzą rozwiązania dla sygnalistów. W ten sposób będą budowały odpowiednią kulturę organizacji.

Wymagania stawiane podmiotom, które mają obowiązek ochrony sygnalisty

Podmioty wymienione w dyrektywie powinny udostępnić wewnętrzne kanały przyjmowania zgłoszeń oraz wdrożyć procedury i instrukcje regulujące sprawę ochrony sygnalistów. Dokumenty powinny regulować wszystkie kwestie, w tym odpowiedzialność, wyznaczenie osób przyjmujących zgłoszenia i wykonujących działania następcze, a także zawierać schematy postępowania.

Wybór wewnętrznego kanału zgłoszeniowego

Bardzo ważną kwestią jest wybór wewnętrznego kanału zgłoszeniowego. Często podmioty decydują się na rozwiązania, które nie zapewniają odpowiedniej ochrony sygnaliście. Informacje o naruszeniu przekazane przez telefon, listownie za pomocą Poczty Polskiej czy poprzez elektroniczną skrzynkę pocztową mogą nie trafić do wyznaczonych osób. Jest wtedy zagrożenie, że tożsamość sygnalisty zostanie ujawniona, a informacje o naruszeniu dostaną się w niepowołane ręce. Mogą za takie zaniedbania grozić nawet sankcje karne.

Bezpieczny wewnętrzny kanał zgłoszeniowy

Bezpiecznym rozwiązaniem umożliwiającym przyjmowanie zgłoszeń od sygnalistów jest dedykowana aplikacja do obsługi naruszeń, np. https://sygnalista24.info/bezpieczenstwo/. Dostęp do aplikacji mają tylko upoważnione osoby. Aplikacja znajduje się na serwerach zewnętrznych, które są odpowiednio zabezpieczone przed utratą i wyciekiem danych. Program ten umożliwia także przekazywanie informacji o naruszeniach, w tym dowodów w postaci filmów, zdjęć czy plików. Kontakt z sygnalistą pozostaje stały i niezakłócony.

Dodatkowe obowiązki związane z ochroną sygnalisty

Pracodawcy powinny również zadbać o szkolenie osób wyznaczonych do obsługi zgłoszeń, jak również pracowników, którzy mogą zostać sygnalistami.